Le videoconferenze sono diventate lo strumento di lavoro più importante per tutti noi. Ogni giorno ci colleghiamo con altri per prendere decisioni, condividere informazioni, formare qualcuno o imparare da qualcun altro.

La nostra efficacia lavorativa ora dipende in gran parte da come partecipiamo a una conferenza web o una sessione di formazione online. Ma siamo sicuri di utilizzare questo strumento nel modo giusto? A mio parere, non sempre.

Le videoconferenze non vengono utilizzate al massimo delle loro potenzialità perché chi vi partecipa non ha compreso del tutto come farlo, nonostante ciò che crede. Esaminiamo le 5 basilari cause di inefficienza che ho riscontrato finora quando incontro altre persone in modalità online. Se vuoi sabotare una videoconferenza, seguile e riuscirai nel tuo intento.

1 – Tenere la videocamera spenta

Le videoconferenze sono intese come sostituto di un incontro fisico e non di una telefonata. Quando incontri altre persone in una stanza, di solito le vedi. Vedere altre persone ed essere visti è il modo migliore per rafforzare le relazioni professionali e il rapporto di fiducia. Ma quasi sempre durante una video riunione qualcuno tiene spenta la telecamera senza alcuna spiegazione, e per di più l’organizzatore va avanti senza dire nulla al riguardo. Capisco che molti di noi si connettono da casa e si preoccupano se gli interni che compaiono nel video sembrano abbastanza professionali. Tuttavia, siamo ormai tutti abituati a vedere le ante della cucina e i disegni dei bambini sul muro della loro cameretta a seconda di dove ci siamo messi, a tal punto che questo può portare pure un tocco personale alla riunione. A meno che non stiamo presentando un progetto a un cliente, lo sfondo non è un problema e dovremmo assolutamente accendere la videocamera. Quindi se vuoi uccidere rapidamente una videoconferenza come partecipante, nasconditi dagli altri senza fornire  alcuna spiegazione, limitando la tua presenza sul loro schermo a un quadrato nero con il tuo nome sopra. Se vuoi invece ucciderla come organizzatore, non fare nulla quando qualcuno non si mostra e non chiedergli loro di accendere la sua videocamera; non comunicare quanto è importante per te e gli altri vedersi in faccia e accetta semplicemente che rifiutino di fare un piccolo sforzo per facilitare la comunicazione.

2 – Rimanere in silenzio

Se siamo stati invitati a una videoconferenza, normalmente significa che il nostro contributo è rilevante. Altrimenti ci avrebbero mandato una mail dopo averla fatta. Ora, quando partecipiamo a una riunione fisica abbiamo molti modi per comunicare la nostra presenza e inviare segnali a chi è lì con noi. In una riunione remota invece abbiamo solo il nostro viso ridotto a un quadratino appiattito su uno schermo e un canale audio per poterci esprimere con la voce. Se rimaniamo in silenzio, corriamo il rischio di diventare invisibili, poiché l’attenzione dei partecipanti verrà assorbita dalla persona che sta parlando in un determinato momento mentre tutte le altre tenderanno a sfumare in uno sfondo indefinito o peggio in un pallino con le iniziali (a seconda delle strumento che viene utilizzato). Quindi, se sei un partecipante, il modo migliore per sabotare una riunione video è non dire assolutamente nulla per tutta la sua durata lasciando che gli altri si chiedano se sei ancora vivo o no. Se sei l’organizzatore e vuoi metterti d’impegno per condurre una riunione noiosa, accetta partecipanti che non dicono una sola parola e interagisci solo con quelli che intervengono: questo ti dà l’illusione che tutto stia andando per il meglio. Se sei un formatore, non invitare per nome le persone silenziose a partecipare, perché questo ti fa un po ‘paura, potresti seccarli mentre stanno facendo qualcos’altro di meglio che ascoltare te e questo è imbarazzante per tutti. Meglio fare finta di niente. Rimani quindi nella tua zona di comfort e accetta di parlare con un misto di avatar e persone reali.

3 – Parlare troppo

Questo punto è l’opposto del precedente. Alcune persone sembrano inconsapevoli di non essere le uniche a interagire con l’organizzatore o trainer, quindi parlano ogni volta che ne hanno l’occasione. Peggio ancora, spesso non solo si comportano come se ci fosse un premio per essere i più rapidi a prendere la parola, ma anche come se la grandezza del premio dipendesse dalla durata del loro intervento. Quindi ripetono più volte lo stesso concetto solo per dare l’impressione di dire molto, quando in realtà stanno solo togliendo agli altri l’opportunità di intervenire e non aggiungono in realtà alcun valore alla conversazione. Come partecipante, se vuoi trasformarti nel killer una video riunione ogni volta che l’organizzatore dice “Qualcuno vuole aggiungere qualcosa?” puoi parlare il più possibile e non arrivare mai al punto (equivalente del non dire assolutamente nulla). Probabilmente troverai qualcuno che non ha il coraggio di fermarti o di chiederti di arrivare al punto, e che quindi collaborerà con te a far annoiare gli altri. Parimenti, se gestisci tu la riunione (o il corso, se sei un formatore), non dire alle persone cosa ti aspetti da loro all’inizio del collegamento e non fermare le persone che parlano troppo; ciò assicurerà alla tua videoconferenza un fantastico fallimento.

4 – Connettersi in ritardo

Se una videoconferenza è prevista per le ore 16.00, significa che inizierà esattamente alle ore 16.00. Essere sincronizzati quando si avvia una riunione in remoto non è solo un presupposto generale, ma è l’unica chiave per lavorare con efficacia quando si è in questa modalità. In pratica, questo significa che dovremmo essere connessi almeno 3 minuti prima dell’orario programmato, perchè dopo l’orario esatto saremo già in ritardo. Se sei un partecipante e desideri compromettere la videoconferenza a cui sei stato invitato, non prestare dunque attenzione all’orario programmato, connettiti in ritardo senza inviare alcun messaggio di avviso in anticipo  e tanto meno senza dare alcuna spiegazione. Alcune persone forse penseranno che sei un manager molto impegnato e importante. Ma la maggior parte di loro coglierà la verità: poco professionale e scortese.

5 – Lasciare prima della fine

In un mondo perfetto, una videoconferenza dovrebbe terminare all’orario previsto. Nel mondo reale, a volte finisce alcuni minuti prima e talvolta alcuni minuti dopo. Poiché i partecipanti di solito sono lì per lavorare su qualcosa, ci si aspetta che non solo inizino insieme ma anche che concludano il processo di lavoro (o la sessione formativa) insieme. Semplice. Pertanto, se vuoi dare l’impressione che non ti interessi affatto di quello che stai facendo e i quattro punti sopra non ti sembrano sufficienti, ecco alcune semplici regole che puoi seguire togliere ogni dubbio ai presenti. Puoi disconnetterti esattamente all’ora programmata per terminare, non un secondo dopo, indipendentemente dall’importanza dell’argomento in discussione. Puoi anche lasciare la video conferenza prima della fine programmata, lasciando una nota sulla chat in modo che gli altri si rendano conto che hai qualcosa di più importante da fare. Ancora meglio, puoi andartene prima della fine semplicemente scollegandoti senza dire nulla. Dopotutto non devi nessuna spiegazione a nessuno, perché sei convinto di essere il solo che lavora duramente e non vuoi stare lì perdere tempo come fanno gli altri. Si, forse qualcuno penserà che tu sia necessario per concludere un grosso affare altrove o che debba partecipare a una riunione molto più importante. In ogni caso, la realtà sarà evidente: non sei veramente interessato a ciò di cui si sta parlando e la collaborazione che fornirai in seguito sarà prossima allo zero.

In sintesi, ognuna di queste cinque abitudini contribuisce in qualche modo a minare una videoconferenza. Seguire come partecipanti contribuirà all’inefficienza dell’azienda per cui lavori. Seguirli come organizzatore o trainer anche semplicemente ignorando questi segnali quando si verificano e non fare nulla, equivale scegliere il fallimento per la tua riunione e per te come leader.

Quindi siamo onesti, quante videoconferenze abbiamo aiutato a uccidere di recente?

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