Da come si veicolano idee e messaggi attraverso le presentazioni può dipendere non solo l’approvazione di un progetto ma anche l’intera carriera. Saper costruire presentazioni efficaci è dunque più che importante, è fondamentale. Ci sono delle regole? Si, ce n’è una di base: è sempre bene ricordarsi che la comunicazione deve essere semplice perché il destinatario è spesso distratto, occupato e riluttante a leggere messaggi complicati. La seconda regola, poi, è evitare gli errori tipici che la possono rendere inefficace.
Eccone 7…
- Il testo è così piccolo che non si riesce a leggere
Ogni elemento della slide deve essere visibile al destinatario che non deve sforzarsi ed impegnarsi nel leggere il documento, ma si deve focalizzare sul messaggio chiave che lo speaker veicola durante la presentazione.
La dimensione del Font sotto i 12 caratteri è dunque sconsigliata. L’utilizzo dei caratteri deve essere orientato alla chiarezza prima che all’estetica
- Diapositive difficili da leggere a causa della scelta dei colori
È sempre necessario mantenere alto il contrasto tra il testo e lo sfondo. È necessario attribuire un peso ad ogni colore e soprattutto non usarne più di tre nell’ambito di tutta la presentazione. È bene ricercare l’armonia nel contrasto ma senza esagerare.
- Utilizzo di frasi invece che di elenchi puntati
La slide troppo scritta è inefficace. Bisogna riassumere il contenuto e rappresentarlo in bullet point. Si dice che gli elenchi puntati debbano essere al massimo 3 per alcuni, massimo 5 per altri, ma il buon senso consiglia di non riempire la slide.
- Il flusso dei contenuti non è lineare
La peggior critica che può essere data ad una presentazione è: “Non si capisce dove si vuole arrivare, è confusa e non ha un filo logico”. Questo crea disorientamento e crea distrazione nel destinatario oltre ad inficiare la credibilità dell’intero lavoro.
È per tale ragione che è bene capire come strutturare la comunicazione all’interno di una presentazione scritta ancor prima di iniziare a “disegnare” le slide. Il flusso informativo delle idee deve essere chiaro, lineare e coerente.
- Diagrammi o grafici eccessivamente complessi
Le parti grafiche hanno l’obiettivo di schematizzare i concetti. Nel caso specifico di tabelle e grafici devono essere particolarmente intellegibili per evitare il rischio che vengano interpretati in modo non corretto o addirittura non compresi appieno. Se i concetti chiave espressi in un grafico sono diversi, si dovranno creare più slide.
- Uso eccessivo di animazioni e transazioni
Esistono interlocutori che amano le animazioni in una slide e apprezzano le transazioni tra una chart e l’altra; quando, tuttavia, non si è certi di questo o la presentazione è rivolta a più interlocutori, è bene evitarle perché possono innervosire il pubblico che si spazientisce nel vedere troppi effetti grafici che distolgono dal messaggio principale che si vuole veicolare.
- Il presentatore legge le slide
Si deve fornire valore aggiunto rispetto alle chart che vengono presentate: non si deve essere ridondanti dal punto di vista contenutistico, ma è necessario fornire informazioni supplementari. La slide risulta un supporto visivo che rafforza le parole dello speaker e che non deve assolutamente esserne la copia fedele. Il destinatario deve essere attratto e curioso e deve percepire che la concentrazione che sta investendo nell’ascoltare il relatore sia ben ripagata altrimenti il tutto potrebbe essere letto in autonomia.
Prova ora a rivedere le presentazioni che hai già fatto e cerca i sette errori. Modificale in modo che vengano del tutto eliminati e guarda il risultato: non cambiano radicalmente? Ora sei pronto a fare bella figura. E se hai paura che non contengano abbastanza informazioni, stampa o prepare le informazioni di dettaglio a parte e comunica ai presenti che le fornirai separatamente. E’ più efficace e professionale.
