Pensa se ti fosse possibile liberare tempo significativo, anche fino al 20% della giornata lavorativa, per concentrarti sulle responsabilità che contano davvero.
Una ricerca condotta da Julian Birkinshaw e Jordan Cohen indica che i knowledge worker trascorrono gran parte del loro tempo – una media del 41% al giorno – in attività discrezionali che offrono poca soddisfazione personale e potrebbero essere gestite egregiamente da altri.
Utilizzando lo strumento di autovalutazione riportato qui di seguito, 15 manager di diverse società sono stati in grado di ridurre drasticamente il tempo dedicato ad attività di scarso valore. Hanno ridotto per settimana mediamente di sei ore il lavoro d’ufficio di due ore e il tempo di riunione.
Valutando con questo strumento le tue attività quotidiane puoi decidere anche tu quali sono (a) quelle che sono poco importanti per te o per la tua azienda e (b) quelle relativamente facili da abbandonare, delegare o esternalizzare.
SELF ASSESSMENT
IDENTIFICA I COMPITI DI BASSO VALORE
Fai un elenco di tutto ciò che hai fatto ieri o l’altro giorno, suddividendo i task in segmenti temporali da 30 o 60 minuti. Per ogni blocco di attività, poniti quattro domande:
1. QUANTO VALORE PORTA QUESTA ATTIVITÀ ALL’AZIENDA?
Supponiamo che tu stia aggiornando il tuo capo o un dirigente senior sulla tua performance. Gli menzioneresti questo compito? Saresti in grado di giustificare il tempo che stai dedicando ad esso?
- Ha un impatto negativo per il raggiungimento degli obiettivi generali dell’azienda
- Non ha alcun impatto, positivo o negativo
- Contribuisce in piccola parte
- Contribuisce in modo significativo
2. COSA SUCCEDEREBBE SE NON POTESSI OCCUPARMENE?
Immagina che a causa di un’emergenza familiare tu arrivassi al lavoro due ore in ritardo e dovessi rivedere la priorità alle attività della giornata. In quale categoria rientrerebbe questa attività?
- Non importante / opzionale: posso tagliarla immediatamente
- Discrezionale: la svolgerò se il tempo lo consentirà
- Importante: la devo svolgere proprio oggi
- Essenziale: ha la massima priorità
3. QUANTO BENEFICIO PERSONALE OTTENGO FACENDO QUEST ATTIVITÀ?
Immagina di poter essere finanziariamente indipendente e di poter creare il lavoro dei tuoi sogni. In questo caso manterresti questo compito o lo abbandoneresti?
- Sicuramente lo eliminerei: non mi piace farlo
- Probabilmente calo: trovo questa attività piuttosto ‘noiosa
- Non sono sicuro: questa attività ha aspetti positivi e negativi
- Probabilmente lo terrei: mi piace questa attività
- Sicuramente da mantenere: è una delle parti migliori del mio lavoro
4. IN CHE MISURA QUALCUN ALTRO POTREBBE FARLO PER CONTO MIO?
Supponi di essere scelto per gestire un’iniziativa importante e urgente e di dover assegnare una parte del tuo lavoro ai tuoi colleghi/collaboratori per tre mesi. Abbandoneresti, delegheresti o manterresti questo compito?
- Questo compito potrebbe essere abbandonato del tutto
- Quest’attività potrebbe essere facilmente gestita da un dipendente junior o esternalizzata a terzi
- Se strutturato correttamente, questo compito potrebbe essere gestito in modo soddisfacente da qualcuno con meno esperienza di me
- Questo compito è svolto al meglio da me a causa delle mie particolari capacità e di altre responsabilità collegate
- Solo io o qualcuno di pari competenza/responsabilità può gestire questo compito
Assegna un punteggio pari al numero della scelta selezionata. Un punteggio totale basso (10 o inferiore) indica che l’attività può essere candidata per essere delegata o eliminata.
Adattato da Julian Birkinshaw e Jordan Cohen, Make Time for the Work That Matters, HBR OnPoint WINTER 2018
