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Stai lanciando un nuovo progetto? Poniti prima queste domande

ottobre 19th, 2018 Posted by Notizie 0 thoughts on “Stai lanciando un nuovo progetto? Poniti prima queste domande”

Se ti hanno assegnato un progetto probabilmente stai sentendo la pressione di iniziare a lavorare immediatamente e rispettare le scadenze. Forse non sai esattamente dove iniziare, ma sai che avrai maggiori possibilità di successo se farai le mosse giuste prima di iniziare il lavoro vero e proprio.

Stanley Portny, un esperto in project management, suggerisce dieci domande che ci possiamo porre per assicurarsi di aver completamente identificato tutto il lavoro iniziale che richiede un progetto per avere successo.

1. Qual è lo scopo del tuo progetto? 

Una profonda comprensione delle ragioni dello scopo del progetto può aiutare molto la pianificazione e favorisce un maggiore impegno dei membri del team. Non appena ti viene assegnato il progetto, cerca di farti un’immagine chiara e completa del suo scopo. Puoi farlo risalendo a quale situazione lo ha generato, a chi ha avuto l’idea originale, a chi spera di trarne beneficio, a cosa succederebbe se questo progetto non venisse realizzato.

2. Chi è necessario coinvolgere?

Identificare in anticipo chi è necessario coinvolgere ti consentirà di pianificarne la partecipazione nelle fasi appropriate del processo. Coinvolgere queste persone in tempo assicura che i loro input siano disponibili quando è necessario ma non solo: consente loro di sapere che tu apprezzi e rispetti i loro contributi. Nel determinare chi può avere un ruolo nel successo del progetto, classificali in tre categorie. I “driver” sono persone che cercano i risultati del tuo progetto; i “supporter” sono coloro che possono aiutare il tuo progetto ad avere successo, mentre gli “observer” sono semplicemente interessati al tuo progetto. Decidi chi devi coinvolgere e quando e come vuoi coinvolgerli.

3. Quali risultati produrrai?

Stabilisci chiaramente tutti i risultati che ti aspetti dal tuo progetto. Ciò significa descrivere ciascun prodotto, servizio o impatto da generare, e tradurre il tutto in risultati misurabili e obiettivi di performance. Conferma che i “driver” del tuo progetto riconoscano che questi risultati soddisfano le loro esigenze e aspettative.

4. Quali vincoli devi soddisfare?

Trova tutte le informazioni che potrebbero limitare le attività previste dal progetto e quindi i suoi risultati. Quando conosci i limiti, puoi fare un piano per minimizzare i loro effetti. Distingui le limitazioni dai bisogni. Le limitazioni sono restrizioni imposte da persone esterne al team di progetto; mentre i bisogni sono restrizioni stabilite internamente da te e i membri del team.

5. Quali assunzioni stai facendo?

Renditi conto di tutte le ipotesi che fai sul tuo progetto, non appena inizi a lavorarci sopra. Ciascuna di queste ipotesi può portare a uno o più rischi che è possibile prevedere in anticipo e gestire. Continua questo lavoro in corso d’opera. Aggiorna i tuoi piani ogni volta che un assunto cambia o quando scopri il suo reale peso.

6. Che lavoro deve essere fatto?

Ciò significa: stabilire tutte le attività necessarie per produrre i deliverable del progetto in modo che sia possibile assegnare loro responsabilità, sviluppare programmi, stimare le esigenze delle risorse, assegnare compiti specifici ai membri del team e monitorare le prestazioni del progetto. Per ogni attività specifica il lavoro da svolgere (i processi e i passaggi che ogni attività comporta); le risorse (persone, strutture, attrezzature, forniture, materie prime, fondi); le informazioni necessarie per svolgere ogni attività; i risultati che ti aspetti (prodotti, servizi, situazioni o altri risultati).

7. Quando inizia e termina ogni attività?

Delinea un programma dettagliato con attività chiaramente definite e frequenti tappe intermedi. Avere queste informazioni a portata di mano ti consentirà di fornire ai membri del team indicazioni precise su quando eseguire i loro task. Queste informazioni permettono anche il monitoraggio sui lavori in corso. Quando crei il tuo programma prendi in considerazione le interdipendenze e le relazioni (quali attività è necessario completare prima di poter iniziare quella successiva) e la durata (il tempo richiesto per eseguire ogni attività).

8. Chi eseguirà il progetto?

Sapendo chi eseguirà ciascuna attività e quanto impegno dovrà dedicare, è possibile pianificare la disponibilità e stimare in modo più accurato il budget complessivo del progetto. Specifica per tutti i soggetti coinvolti nomi, descrizioni di posizione, le competenze e le conoscenze di cui hanno bisogno per svolgere il compito. Identifica i ruoli specifici che ciascuna persona avrà su un’attività quando più di una persona lavorerà alla stessa attività (oltre a una spiegazione su come possono coordinare i loro sforzi); il livello di sforzo di ognuno. Indica il momento esatto in cui le persone faranno il loro lavoro se lavoreranno meno del tempo pieno su un’attività.

9. Di quali altre risorse hai bisogno?

Identifica tutte le attrezzature, le strutture, i servizi, le forniture e le risorse economiche necessarie per eseguire il lavoro del progetto. Specifica la quantità di ciascuna risorsa di cui hai bisogno e quando.

10. Cosa può andare storto?

Cerca di identificare quelle parti del tuo progetto che potrebbero non andare secondo i piani. Decidi quali rischi rappresentano i maggiori pericoli per il successo del tuo progetto, e sviluppa piani per minimizzare i loro effetti negativi. Il successo sarà assicurato!

Adattato da Stanley Portny, PMP certificato, autore di Project Management, Wiley Pathways

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