Tutti abbiamo a disposizione lo stesso numero di minuti e di ore nell’arco di una giornata…ma perché ad alcuni è sufficiente e ad altri non basta mai?
Come possiamo valorizzarlo appieno per esempio sul lavoro?
Potrebbero esserci molto utili dei pillar che dovremmo sempre tenere presente e che rappresentano un po’ dei pre-requisiti per una gestione efficace del tempo. Tra questi l’acronimo P.R.P. ne riassume 3 fondamentali: Pianificazione, Responsabilità e Proattività.
Una buona pianificazione intesa come effettuare una lista delle attività identificandone tempi, priorità e scadenze risulta essenziale per avere una panoramica dei task da svolgere.
Il suggerimento migliore è “pianificare per iscritto” e non tenere solamente in mente le cose da fare. In tal modo, infatti, la nostra memoria risulta avere un minore carico e conserviamo la visione di insieme; inoltre è dimostrato che pianificare “nero su bianco” automotiva.
Durante il giorno, in questo modo, si può monitorare lo status delle attività ed evitare che qualcosa ci sfugga.
Altro suggerimento è pensare, durante la fase di pianificazione, agli imprevisti: l’esperienza insegna che conviene pianificare non più del 60% del tempo disponibile dedicando il restante 40% agli imprevisti (contingency).
Definire e rispettare le diverse responsabilità risulta altrettanto importante.
Svolgere i diversi task secondo la propria area di responsabilità e capire e individuare attivamente ruoli, funzioni e competenze all’interno di lavori svolti in team, è una leva essenziale per ottimizzare il tempo.
Infine veniamo all’aspetto della proattività. Avere un approccio attivo, è spesso vitale, sia per gestire le situazioni in maniera positiva, sia, soprattutto, per non farci sopraffare dallo stress.
Possiamo trovarci, ad esempio, nella situazione in cui è necessario svolgere delle attività che coinvolgono più referenti che magari non appartengono al proprio dipartimento (di cui non possiamo avere controllo diretto) ed altri, addirittura, al di fuori della realtà aziendale.
Ebbene, il suggerimento è quello di chiedersi: “…che cosa posso gestire direttamente, che cosa posso influenzare e che cosa devo accettare?”. Un approccio proattivo spingerà la persona ad esercitare la propria leadership nelle prime due aree (area di controllo diretto ed indiretto) comprendendo i propri limiti nella terza.
In tal modo ci si assume la responsabilità diretta della gestione del tempo senza dare responsabilità a terzi e avere, quindi, un atteggiamento passivo.
Il rischio di avere quest’ultima attitudine, è di essere permeati da una sensazione di impotenza continua, di lamentela, di stress e frustrazione perché “…Non dipende da me…Non è colpa mia…”.
