Il Kata Coaching: uno strumento di miglioramento per i manager e l’organizzazione

Febbraio 7th, 2019 Posted by Notizie 0 thoughts on “Il Kata Coaching: uno strumento di miglioramento per i manager e l’organizzazione”

Recentemente abbiamo sviluppato un seminario per manager basato su uno strumento chiamato kata coaching. Kata è una parola giapponese che indica uno schema o una routine. Utilizzando efficacemente questo strumento, i manager possono incoraggiare il miglioramento continuo nei collaboratori e nell’organizzazione.

Se avete mai imparato a suonare uno strumento musicale o uno sport, probabilmente ricorderete di aver imparato una serie di azioni che poi avete esercitato ripetendole continuamente. Ripetendo la routine, con le osservazioni e le correzioni regolari di un allenatore, nel tempo avete creato delle abitudini e migliorato nelle abilità. È il principio del kata.

Questo stesso concetto può essere applicato sul lavoro per alimentare la cultura del miglioramento continuo. Nel suo libro Toyota Kata del 2009, il ricercatore americano Mike Rother ha descritto la gestione e i processi di miglioramento continuo presso la Toyota Motor Corporation. Ha poi distillato le sue osservazioni in due routine: il Kata miglioramento kata e il kata coaching.
Il kata miglioramento di cui parla Rother è una procedura in 4 fasi che guida un miglioramento incrementale. Si inizia con la decisione su un obiettivo finale, per poi passare alla comprensione dello stato attuale, l’impostazione di un target intermedio e quindi la conduzione di una serie di piccoli esperimenti (modifiche) che porteranno progressivamente verso quel target. Durante gli esperimenti una persona misura il loro successo, li discute con un coach e cerca di imparare il più possibile da questo processo.

Un concetto semplice ma importante con cui si sceglie la progressione è: “non mordere più di quello che puoi masticare”. Che significa: “Non puntare a tutto il risultato in una volta, piuttosto imposta obiettivi intermedi e sperimenta piccole modifiche per vedere cosa funziona. Sii creativo, impara mentre vai avanti e non provi mai a cambiare troppo tutto insieme”. Ogni volta che raggiungi un obiettivo intermedio, definisci il prossimo obiettivo e inizia una nuova serie di esperimenti per muoverti verso di esso… e ripeti, fino a raggiungere il tuo obiettivo finale”.

Il kata coaching si affianca al kata miglioramento. È una routine che un manager può usare con successo per far crescere le abilità di una persona mentre applica il kata miglioramento. Include una serie di domande standard che il manager pone, per garantire che il kata miglioramento venga seguito e che la persona rifletta sui progressi e sull’apprendimento.

Una delle cose interessanti del kata coaching è il cambiamento di mentalità che richiede sia nel coach (manager) che nella persona che viene allenata. In primo luogo, un manager deve smettere di dire cosa deve essere fatto. Come capi tendiamo spesso ad essere direttivi con i nostri collaboratori, soprattutto sotto pressione. Il problema è che quando siamo direttivi, i membri del nostro team tendono a non pensare da soli, a non accettare responsabilità, ad essere meno creativi nel risolvere i problemi e ad imparare poco da ciò che fanno. Sì, è spesso più rapido e semplice dire loro cosa fare, soprattutto quando abbiamo molta esperienza e solide conoscenze specialistiche. Inoltre, spesso è lo stesso staff ad aspettarsi che il manager abbia tutte le risposte. Ma una leadership direttiva come questa in realtà non permette al personale di migliorare. Invece, seguendo il kata del miglioramento e il kata del coaching, facciamo le domande chiave che aiutano il nostro personale a trovare il proprio percorso verso il successo.

Il secondo cambiamento di mentalità è che se lasciamo al nostro staff la possibilità di condurre esperimenti, dobbiamo dare al tempo stesso alle persone il permesso di fallire. Per molti manager questo è un concetto sgradito e alieno, e in alcune organizzazioni avverse al rischio è perfino configurabile come “controcultura”. In realtà, noi apprendiamo tanto dal fallimento quanto dal successo. Se gli esperimenti sono piccoli, gli errori dovrebbero essere piccoli e gestibili e il rischio è basso. Tutti noi beneficiamo nell’essere autorizzati a commettere errori, a patto che impariamo da questi errori e che inseriamo le esperienze in un processo di miglioramento.

Per concludere, un pensiero finale racchiude quello che può essere il più grande cambiamento di mentalità. In Toyota, il miglioramento e il kata coaching sono il metodo quotidiano con il quale il personale è gestito, è quindi questi kata non sono visti come un’attività aggiuntiva. A tutti i livelli dell’azienda, ognuno è un kata coach e tutti hanno un kata coach, quindi ci sono catene di kata coaching che seguono le strutture aziendali. Ogni giorno, i manager ripropongono le domande standard previste dal processo di coaching a ogni singolo membro del team, guidando così lo staff e l’azienda a migliorare continuamente. Toyota ha impiegato molti anni per raggiungere questo livello di efficienza snella, ma ovviamente lo ha fatto a piccoli passi, gradualmente. Quindi domandati: in che modo potrebbe la tua organizzazione avviare il processo?

Per ulteriori informazioni su come il kata coaching potrebbe aiutare nella tua organizzazione, puoi contattare noi di Commitment. Puoi anche trovare una serie di preziose informazioni di supporto sul sito web di Mike Rother: http://www-personal.umich.edu/~mrother/Homepage.html.

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