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Semplifica le tue riunioni!

31 Ottobre, 2019 Posted by Notizie 0 thoughts on “Semplifica le tue riunioni!”

Rendi efficaci le tue riunioni seguendo alcune semplici regole di Richard Templar, autore ed esperto di management.

1. Decidi in anticipo qual è l’obiettivo dell’incontro

Tutti gli incontri devono avere uno scopo preciso. Alla fine della riunione devi essere in grado di dire se hai raggiunto quello scopo. Fondamentalmente, le riunioni possono avere tre scopi:

  • Fornire informazioni
  • Sviluppare idee (e prendere decisioni)
  • Raccogliere informazioni (e prendere decisioni)

Alcuni incontri potrebbero avere uno o più di questi scopi, devi comunque esserne consapevole e dichiararli nel tuo obiettivo. Tieni presente che alcune riunioni possono avere lo scopo di aiutare i membri della tua squadra a incontrarsi, sviluppare legami, socializzare, conoscersi e consolidare la relazione con te.

2. Mantieni saldamente il controllo

Se vuoi che le tue riunioni siano efficaci, mantieni il pieno controllo. Sei tu il responsabile. Per essere efficace non dovresti permettere a nessuno di divagare, giocherellare o rifiutare di aderire a ciò che si fa o rilassarsi. Decidi tu chi tiene il verbale e assicurati che lo faccia, istruendolo su come deve essere fatto. Non devi essere prepotente o aggressivo ma solo fermo, amichevole e assolutamente sotto controllo.

3. Inizia tutte le riunioni in tempo.

Non aspettare mai nessuno. Non rifare delle fasi solo per i ritardatari. Se si sono persi qualcosa di vitale, lo recupereranno dagli altri dopo la riunione e ciò insegnerà loro a essere puntuali la prossima volta. Suggerimento utile: non programmare mai le riunioni per iniziare esattamente all’ora, meglio le 15:10 piuttosto che le 15.00. Scoprirai che le persone saranno sempre più puntuali se imposti un orario “strano”.

4. Pianifica la riunione abbastanza in anticipo

In modo che nessuno possa dire di avere qualcos’altro da fare. Conferma il giorno prima con tutti per assicurarti di averlo ricordato e di riuscirci.

5. Non mettere in agenda “varie ed eventuali”, mai.

Se una cosa è importante, deve essere nell’ordine del giorno. Se non lo è, non dovrebbe esserci affatto. “Varie ed eventuali” porta invariabilmente qualcuno a cercare di ottenere qualcosa da qualcun altro. Non permetterlo, mai.

6. Assicurati che ogni punto all’ordine del giorno finisca con un piano d’azione

Nessun piano d’azione significa che era solo una chiacchierata. 

7. Tenere tutte le riunioni su sedie scomode o addirittura in piedi

Accelera notevolmente le cose.

Adattato da The Rules of Management, Richard Templar, FT Press

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