La capacità di comunicare in modo efficace per iscritto è un’abilità chiave. Oggi la comunicazione è diventata meno formale rispetto al passato e gli affari sono spesso condotti verbalmente o via e-mail, ma ciò non significa che la comunicazione scritta abbia perso importanza, anzi.
Tony Rossiter nel suo libro “Effective business writing” presenta alcune regole d’oro per scrivere in modo efficace.
- Lo scopo
Prima di scrivere anche una sola parola, chiediti: qual è lo scopo del messaggio che sto per scrivere? Fermati e pensaci bene. Ci sono molte possibili motivi per scrivere qualcosa. Qualunque sia lo scopo, è fondamentale tenerlo a mente costantemente mentre si scrive.
Possibili scopi:
- Fornire informazioni
- Spiegare
- Descrivere
- Valutare
- Convincere
- L’argomento
Assicurati di aver capito l’argomento e più in generale la materia di cui stai per scrivere. Potrebbe sembrare ovvio, ma se si sta lavorando con una scadenza serrata e bisogna mettere insieme materiali che provengono da altre fonti (colleghi, esperti, internet), può essere allettante includere cose che non si comprendono completamente. Disastro assicurato.
- Il destinatario
Mettiti nei panni di chi leggerà. Guarda la scrittura dal suo punto di vista. Poniti queste domande:
- Chi leggerà il mio messaggio?
- Cosa sa già?
- Cosa vuole sapere di nuovo?
- Quanto gli interessa ciò che scrivo?
- Di quante informazioni avrà bisogno riguardo lo scenario?
- Quanti dettagli vuole?
- Che tipo di linguaggio capisce?
- Quali domande potrebbe porre?
- Quali preoccupazioni può avere?
- Cosa voglio che faccia quando leggerà il mio messaggio?
- Chiarezza e concisione
La scrittura aziendale deve essere chiara e concisa: i documenti brevi hanno maggiori probabilità di essere letti e ricordati. Alcuni consigli:
- Mantieni le frasi e i paragrafi ragionevolmente brevi
- Taglia parole e frasi superflue
- Usa titoli chiari e utili
- Evita il linguaggio specifico e acronimi che il lettore potrebbe non capire
- Rendi il messaggio il più semplice possibile per il lettore
- Scrivi in ordine logico
Se ciò che stai comunicando è importante, di solito è meglio metterlo per iscritto anche se lo anticiperai o ripeterai anche di persona. La comunicazione scritta è molto spesso la scelta migliore, semplicemente perché se chiara, concisa e ben scritta, può cogliere nel segno e far generare il risultato o l’azione che ti aspetti.
Adattato da Effective Business Writing di Tony Rossiter.
