Business writing: le quattro regole d’oro

29 Novembre, 2019 Posted by Notizie 0 thoughts on “Business writing: le quattro regole d’oro”

La capacità di comunicare in modo efficace per iscritto è un’abilità chiave. Oggi la comunicazione è diventata meno formale rispetto al passato e gli affari sono spesso condotti verbalmente o via e-mail, ma ciò non significa che la comunicazione scritta abbia perso importanza, anzi.

Tony Rossiter nel suo libro “Effective business writing” presenta alcune regole d’oro per scrivere in modo efficace.

  1. Lo scopo

Prima di scrivere anche una sola parola, chiediti: qual è lo scopo del messaggio che sto per scrivere? Fermati e pensaci bene. Ci sono molte possibili motivi per scrivere qualcosa. Qualunque sia lo scopo, è fondamentale tenerlo a mente costantemente mentre si scrive.

Possibili scopi:

  • Fornire informazioni
  • Spiegare
  • Descrivere
  • Valutare
  • Convincere

 

  1. L’argomento

Assicurati di aver capito l’argomento e più in generale la materia di cui stai per scrivere. Potrebbe sembrare ovvio, ma se si sta lavorando con una scadenza serrata e bisogna mettere insieme materiali che provengono da altre fonti (colleghi, esperti, internet), può essere allettante includere cose che non si comprendono completamente. Disastro assicurato.

 

  1. Il destinatario

Mettiti nei panni di chi leggerà. Guarda la scrittura dal suo punto di vista. Poniti queste domande:

  • Chi leggerà il mio messaggio?
  • Cosa sa già?
  • Cosa vuole sapere di nuovo?
  • Quanto gli interessa ciò che scrivo?
  • Di quante informazioni avrà bisogno riguardo lo scenario?
  • Quanti dettagli vuole?
  • Che tipo di linguaggio capisce?
  • Quali domande potrebbe porre?
  • Quali preoccupazioni può avere?
  • Cosa voglio che faccia quando leggerà il mio messaggio?

 

  1. Chiarezza e concisione

La scrittura aziendale deve essere chiara e concisa: i documenti brevi hanno maggiori probabilità di essere letti e ricordati. Alcuni consigli:

  • Mantieni le frasi e i paragrafi ragionevolmente brevi
  • Taglia parole e frasi superflue
  • Usa titoli chiari e utili
  • Evita il linguaggio specifico e acronimi che il lettore potrebbe non capire
  • Rendi il messaggio il più semplice possibile per il lettore
  • Scrivi in ​​ordine logico

Se ciò che stai comunicando è importante, di solito è meglio metterlo per iscritto anche se lo anticiperai o ripeterai anche di persona. La comunicazione scritta è molto spesso la scelta migliore, semplicemente perché se chiara, concisa e ben scritta, può cogliere nel segno e far generare il risultato o l’azione che ti aspetti.

 

Adattato da Effective Business Writing di Tony Rossiter.

 

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